تحديات السنة الجديدة: 24 قراراً مثيراً لتطوير عملك في عام 2024
اتّخذ قراراً بتعزيز إنتاجيتك في عملك خلال العام الجديد باستخدام هذه النّصائح
بقلم راشيل إيسيب Rashelle Isip، مستشارة الإنتاجية ومدربة إدارة الوقت في The Order Expert
يعني العامُ الجديدُ قراراتٍ جديدةٍ لنفسكَ ولعملكَ، وبينما يمكن أن يكونَ إجراء تغيّيراتٍ جذريّةٍ في عملكَ مغرياً، فإنّ إجراء تحسيناتٍ على روتينكَ اليوميّ يمكن أن يكونَ له نفسُ الفائدةِ، إن لم يكن أكثر إنتاجيّةً. [1]
لديك فرصٌ لا حصرَ لها لتحسينِ أدائكَ كلّ يومٍ، ومع تجمّع هذه التّحسينات خلال أسبوع، وشهر، وحتّى سنة، يمكن أن تضيفَ هذه الأنشطة الصّغيرة قِيمةً بسرعةٍ مع أنّها قد تبدو تافهةً. التّحدي هو أن تسمحَ لنفسكَ بتقديرِ وقبولِ هذه الأفعال الصّغيرة كخطواتٍ ملموسةٍ وإيجابيّةٍ للأمامِ. وإليكَ أربعة وعشرون قراراً جديداً يمكنكَ اتّخاذها في روتينكَ اليوميّ في عام 2024. إذ عند تنفيذها على مدى العامِ، يُمكن أن تساعدكَ هذه الإجراءات الصّغيرة في تحسينِ علاقتكَ بالإنتاجيّةِ كلّ يومٍ.
-
اعقد اجتماعات وأنت واقف
تُعقدُ الاجتماعات عادةً وأنت جالسٌ، لماذا لا تقلبُ الأمورَ عندما تضيف الوقوفَ إلى بعضِ اجتماعاتكَ؟ بحسب وضعكَ، يمكنكَ فعل ذلكَ في تجمّعاتٍ صغيرةٍ أو اجتماعاتٍ فرديّةٍ مع الآخرين. إذا لم تتمكّن من إضافةِ الوقوفِ إلى اجتماعاتكَ، جرّب إدراجَ فترةِ استراحةٍ بدنيّةٍ للأشخاصِ بين الجلساتِ.
-
كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل
تُعرف رسائل البريدِ الإلكترونيّ المكتوبةِ بشكلٍ رديءٍ بسمعتها السّيئة في عالمِ العملِ، لذلك انسفَ عقباتِ التّواصلِ عن طريقِ إنشاءِ أسطرِ موضوعٍ موجزةِ وتجنّب الرّسائل الطّويلة، واكتب مسودّةً لرسائل البريدِ الإلكترونيّ مسبقاً، واتركها جانباً، وراجعها لاحقًا بعيونٍ جديدةٍ. فكلّما كنتَ أكثر إيجازاً ووضوحاً في التّواصلِ عبر البريدِ الإلكترونيّ، كلّما زادَ احتمالُ أن يفهمَ المستلمُ طلبكَ.
شاهد أيضاً: كيف تُوسّع شركتك بنسبة 300% في 3 سنوات باستخدام البريد الإلكترونيّ؟
-
تأمل يومياً
التّأمل هو أداةٌ رائعةٌ إذا كنت ترغبُ في تحسينِ إنتاجيّتك، فهو يقدّم لنا الوقتَ والمكانَ للوجودِ ببساطةٍ في اللّحظةِ الحاليةِ. قم بالتّأمل أو الجلوسِ بسكونٍ لمدّة 10 إلى 15 دقيقةٍ، ولتجنّب الإزعاج، قم بإيقاف التّنبيهات الإلكترونيّة مؤقتاً أو اطلب من الآخرين عدم إزعاجكَ إذا كان ذلك ممكناً.
-
نظّم مكتبك وفقاً لتفضيلاتك
مساحةُ العملِ والمكتبِ أمورٌ حاسمةٌ لإنهاءِ عملكَ، لذلك خذ لحظةً للتّفكيرِ فيما إذا كان مكتبكَ منظّماً بشكلٍ صحيحٍ وفقاً لاحتياجاتك. هل المواد في متناولِ اليدِ وفي موقعٍ مناسبٍ على مكتبكَ؟ هل جُمعت العناصر معاً بطريقةٍ تجعلُ من السّهلِ استخدامها بشكلٍ متزامنٍ، مثل وضعِ الأقلامِ بالقربِ من دفترِ الملاحظاتِ؟
-
أنشئ منطقة عملٍ على مكتبك
خصّص مساحةً لنفسكَ حتّى تتمكّن من القيامِ بعملكّ. ويمكن أن تساعدكَ لوحةُ التّقويمِ المكتبيّةُ أو ورقةٌ كبيرةٌ على تحديدِ مساحةِ العملِ على مكتبكَ. ويمكنكَ أيضاً استخدامُ هذا التّحديدِ المادّي كدليلٍ للحفاظِ على الأشياءِ منظّمةً، وأعد العناصرَ إلى مكانها المناسبِ على مكتبكَ، وابذل قصارى جهدكَ للحفاظِ على هذا المكانِ نظيفاً وخالياً من العناصرِ غير الضّروريةِ؛ لتحصلَ على مساحةٍ للكتابةِ والطّباعةِ والحسابِ والرّسمِ والمراجعةِ والاتّصالِ.
-
اعتمد تخصيص فتحاتٍ صغيرةٍ من الوقت
امنح نفسكَ هديّةَ الوقتِ، إذ ليس من غير المألوفِ أن يستخفَّ النّاسُ بقيمةِ خمس دقائق من الوقتِ، وهذا لا يعني القولُ إنّه يجبُ عليكَ قضاء كلّ لحظةٍ من اليومِ في العملِ، ولكن ذلكَ سيحدثُ تحوّلاً في تصوّركَ بشأنِ ما يمكنكَ تحقيقهُ في فترةٍ زمنيّةٍ. أجرِ مكالمةً هاتفيّةً، وافحص الرّصيد، واخرج بفكرةٍ، وخذ استراحةً من الشّاشةِ، واستمتع بالمشروبِ السّاخنِ، أو افحص قائمةَ المهامِ الخاصّة بك؛ لديك وقتٌ أكثرَ ممّا تعتقدُ.
شاهد أيضاً: هل ترغب بزيادة إنتاجيتك في أقلّ وقت ممكن؟ قاعدة Apple الثلاثية ستساعدك
-
ابدأ الاجتماعات في الموعد المحدّد
اجعل كلّ اجتماعٍ ذا قيمةً. في هذا العام، قرّر أن تبدأ جميع الاجتماعاتِ في الموعدِ المحددِ، وأعلن عن نيّتكَ للمشاركين في الاجتماعِ مسبقاً واطلب تعاونهم، وأعدّ جدولَ أعمالٍ، وحدّد من يدير الوقتَ، وتواجد مبكّراً لإعدادِ الاجتماعِ. فوق كلّ شيءٍ، حافظ على وعدك، وراقب السّاعة، وابدأ الاجتماع في الموعدِ المحدّدِ.
-
اختم الاجتماعات في الموعد المحدّد
قرارٌ آخر يمكنك اتّخاذه يتعلّقُ بالاجتماعاتِ، وهو إنهاء جميع الاجتماعات في الموعدِ المحدّدـ إذ يسمح ذلك للآخرين بتوجيه انتباههم وتركيزهم إلى الاجتماع، وسيكون لديهم أيضاً وقت كافٍ بعد ذلك للتّفرغ لمسؤولياتِ العملِ الأخرى. حدد وقت إنهاءٍ محدّدٍ لاجتماعاتكَ، ثمّ عد إلى الوراء لتحديدِ وقتٍ معيّنٍ لاختتامِ الاجتماعِ، واعمل مع حارسِ الوقتِ لمتابعةِ جدول الأعمالِ والالتزامِ بالجدولِ الزّمني.
-
اكتب ملاحظات الشكر بخط يدك
جعلَ العصرُ الرّقميّ التّواصل سريعاً وسهلاً، ولكن لا شيء سيحلّ محلّ مذكّرةِ الشّكرِ بخطّ اليدِ، إذ تعطي مذكّرةُ الشّكرِ بخطّ اليدِ مِسحةً إضافيّةً من التّواصلِ بينكَ وبين المتلقّي. وعندَ الحاجةِ، ضع في بالكَ كتابةَ مذكّرات شكرٍ بخطِّ يدكَ للعملاءِ والزّبائن والموظّفين والمورّدين. ستبرزُ نفسكَ من بين الحشدِ وستتميّز بأفعالكّ، حتّى إذا كتبت مذكّرة شكرٍ واحدةً كلّ شهرٍ، فهذا يعني اثني عشر شخصاً أقمتَ معهم اتّصالاً مدروساً هذا العام.
-
ضع حدّاً للمبالغة الزائدة
هل تميلُ إلى تضخيمِ المواقفِ والسّيناريوهات والظّروف إلى حدٍّ كبيرٍ؟ تدّرب على التّعرفِ على مثل هذه الاتّجاهات في أنشطتكَ اليوميّة. أين تجعل الأمور تبدو أكبر ممّا هي عليه؟ يمكنكَ الحصولُ على بعضِ الرّؤية من خلالِ كتابةِ أفكاركَ أو الطّلب من شخصٍ موثوقٍ النّقاش في الأمورِ معكَ، ويمكنكَ بعد ذلكَ التّعاملِ مع الوضعِ بعقلانيّةٍ أكبر.
-
شجّع على وجود وقتٍ شخصيٍّ ووقتٍ للإجازة
اجعل الرّاحةَ أولويّةً لفريقكَ، وشجّع على استخدام وقتٍ شخصيٍّ و ووقتٍ للإجازةِ لنفسكَ ولفريقكَ طوالَ العام. وحثّ النّاس على تقديمِ طلباتهم للحصولِ على إجازتهم في وقتٍ مبكّرٍ، وليس متأخّراً لتتمكّنَ من وضعِ خططٍ لترتيباتِ الموظّفين المناسبةِ، ويمكنكَ تذكيرُ النّاس خلال الاجتماعاتِ العاديةِ أو النّشراتِ الإخباريّة أو الإعلانات بأخذِ الوقتِ المخصّصِ لأنفسهم.
شاهد أيضاً: فن قضاء وقت ممتع في العطل
-
اكتب وصفاً وظيفيّاً لنفسك
ترغبُ في إضافةِ بعضِ الموثوقيّةِ لمسؤولياتِ وظيفتكَ كرائدِ أعمالٍ أو مالكٍ للعملِ؟ اكتب وصفاً وظيفيّاً لنفسكَ. إذا كان لديكَ بالفعلِ وصفٌ مكتوبٌ، فاخرجه وراجعته. هل هناك أيّ شيءٍ يحتاج إلى إضافةٍ أو إزالةٍ أو تعديلٍ؟ إذا كنتَ تعدُّ وصفاً وظيفيّاً للمرّةِ الأولى، فكّر في جميعِ المهامِّ المختلفةِ التي تقوم بها في عملكَ. وعند الانتهاءِ، تفحّص كل عنصرٍ سطراً سطراً. هل هناك أيّة مهامٍّ يمكن تفويضها أو الاستعانة بالآخرين في القيام بها؟ سيساعدك ذلك في توفيرِ وقتكَ بحيث يمكنكَ العمل في المهامّ الّتي لا يمكن لغيركَ القيام بها.
-
ضع مواعيد نهائيّة لاتّخاذ القرارات
اتّخاذ القراراتِ ليس بالأمرِ السّهل في أيّ حالٍ من الأحوالِ، ولكن يمكنك جعلُ العمليّةِ أكثر إنتاجيّةً عن طريق تحديدِ موعدٍ نهائيٍّ مميزٍ لنفسكَ لاتّخاذ القرارِ، وسيكون موعدكَ قبل الموعدِ النّهائيّ الخارجيّ، وحدّد موعداً نهائيّاً لنفسكَ في يومٍ أو أسبوعٍ أو شهرٍ، وعند انقضاء الموعدِ النّهائيّ، اتّخذ الخطواتِ التّالية في عملكَ كما كنت قد خطّطت.
-
حسِّن مهارة ناعمة محدّدة
هل ترغبُ في تحسينِ عملكَ من الدّاخلِ إلى الخارجِ؟ حسّن مهارةً ناعمةً كنتَ قد نويتَ تطويرها على مدى الأشهرِ القليلةِ الماضيةِ. ويمكنكَ العملُ على مهاراتٍ، مثل: إدارة الوقت، وإدارة الطّاقة، وإدارة الأشخاص، وإدارة الاجتماعات، أو التّواصل بين الأفراد. وظِّف مدرّباً، واقرأ الكتبَ، واستمع إلى البودكاست، أو اشترك في دورةٍ. افعل ما في وسعكَ للتّحسين، وسترى تغيّيراتٍ في عملكَ ونهجكَ الشّاملِ الّذي تتّبعه في عملكَ.
شاهد أيضاً: إدارة الوقت.. كل ثانية تصنع فرقاً في حياتك
-
احترم وقتك الشخصي
إنّ أهميّة احترام وقتٍ الآخرين أمرٌ واضحٌ، ولكن هل تحترم بالمثلِ وقتكَ الشّخصي؟ الأمرُ جديرٌ بأن تفكّر فيه. إذا كنتَ قد حدّدت وقتاً لنفسكَ في جدولكَ من أجلِ التّخطيط، هل تعتبره بنفسِ مستوى الأهميّة كاجتماعٍ مع عميلٍ أو زبونٍ أو مورّدٍ، أو شخصٍ آخر مهمّ لكَ في عملكَ؟ أنت تستحقُّ أن تخصّص وقتاً لنفسكَ، لذلك تدّرب على احترامِ وقتكَ الشّخصيّ خلال العام، وستتعلّم الكثيرَ عن نفسكَ.
-
استخدم أداة قمت بشرائها مؤخراً
تزدهرُ الشّركاتُ باستخدام الأدواتِ والتّطبيقات والبرامجِ. ومع ذلكَ، لا يعني ذلكَ أنّ كلّ ما قمت بشرائهِ استخدمتهُ بشكلٍ كافٍ، وفكّر في مشترياتكَ الأخيرةَ في العملِ. كانت لديك النّية الكاملة لاستخدامِ هذا العنصرِ من قبل، ولكن الآن ستقوم فعليّاً بالاستفادة منه، إذاً حاول تسريعَ هذا الأمر: شاهد مقطعَ فيديو، اقرأ دليلَ استخدامٍ، أو فوّض العملَ لشخصٍ آخر. فالفكرةُ هي ببساطةٍ أن تتناولَ الأداةَ من على الرّفِ، وتمسحَ عنها الغبارَ، وتضعها قيدَ الاستخدامِ.
-
اكتب قائمة بأبرز الدّروس المستفادة من عام 2023
هل ترغب في بدايةٍ رائعةٍ في عملكَ في عام 2024؟ خذ لحظةً للتّفكيرِ فيما حدثَ في عملكَ خلال السّنة الماضية. ما الدّروس التي تعلمتها؟ ما الذي مرّرت به نتيجةَ العملِ على مشروعٍ، أو التّعامل مع العملاء، أو التّحدث مع المستثمرين، أو إدارة جدولكَ الشّخصيّ؟ استخدم ما تعلّمته لمساعدتكَ لتبدأ العامَ الجديدَ على أرضيةٍ صلبةٍ.
-
تعامل مع شيءٍ كنت تتجنّبه بشدّةٍ
هذه النّصيحةُ ليست مناسبةً للقلوبِ الضّعيفةِ. ومع ذلك، ستساعدكَ في التّعامل مع مشكلةٍ قمت بتأجيلها على مدى الأسابيع أو الشّهور العديدةِ الماضيةِ، فما الّذي كنت تتجنّبه في عملكَ؟ ربّما لديكَ فكرة عن ماهيته، سواء كان ذلك تنظيم اجتماعٍ، أو إرسال بريدٍ إلكترونيٍّ، أو إصلاح أداةٍ، أو تقديم طلب شراءٍ، اعتنِ بهذا الأمر الآن، وكرّر حسب الحاجةِ.
-
قدّم لنفسك أفضل نسخة من ذاتك
هل تقدّم أفضل نسخة من نفسكَ في العملِ كلّ يومٍ؟ فكّر في مجالاتِ في عملكَ وحياتكَ الشّخصيّة تحتاج إلى ضبطٍ. على سبيل المثال، هل يمكنك النّوم أكثر في اللّيل؟ شرب الماء خلال اليوم؟ أخذ استراحاتٍ كافيةٍ لتناولِ الوجباتِ؟ دمجُ الحركةِ البدنيةِ في روتين يومكَ؟ اختر عنصراً واحداً لتحسينهِ خلال الأسبوعين القادمين، وأضف عنصراً آخر إلى المزيجِ بعد انتهاءِ الأسبوعين الأوّليين.
-
تخلص من فكرة إنجاز كل شيءٍ في يومٍ واحدٍ
أن تكونَ في عملٍ يخصّكَ يتطلّب الكثيرَ من الجهدِ، ولذلك يجبُ التّخلصُ من فكرةِ أنّه يجبُ إكمالُ كلّ شيءٍ في عملكَ في يومٍ واحدٍ. إذ عندما تتحرّر من الخوفِ أو الشّعورِ بالذّنب من عدمِ إنهاءِ كلّ شيءٍ، ستجدُ المزيدَ من المساحةِ للتّوسع والتّفكير والتّجربة. نعم، لا يزال عليكَ إنجازُ عملكَ، ولكن لا يجبُ عليكَ أن تحوّل نفسكَ بلا داعٍ إلى طنجرةِ (قِدر) ضغطٍ كبيرةٍ أثناء ذلك؛ لذلك أنشئ خطّة عملٍ يوميّةٍ للمهامِ العاجلةِ والهامّةِ وقم بالإجراءاتِ اللّازمةِ.
-
انتبه جيداً لما يخصّ الاحتياجات الأساسيّة
في أيّ مكانٍ في عملكَ يمكنكَ العودةُ إلى الأساسيّاتِ؟ وبهذا أقصد، ما هي بعض الطّرق البسيطة الّتي يمكنكَ من خلالها حلّ المشاكل هنا والآن؟ ربّما يكون ذلك تعزيز جهود التّسويق للحصولِ على عملاء جدد، أو تحديثِ موقعِ الويب المعرّض للأخطاء، أو تبسيطِ العمليّاتِ الإداريّةِ، أو إنشاء حقائب ترحيبٍ للعملاءِ الجُدد؟ مكانٌ رائعٌ للبدايةِ هو تحديدُ شيءٍ يؤرّقكَ أو يزعجكَ، وتعامل مع القضيّة بشكلٍ مباشرٍ حتّى تتمكّن من العثورِ على حلٍّ للمشكلةِ.
-
انفصل عن أجهزتك الرّقميّة
تتيحُ لنا الأجهزة الرّقميّة العمل من أيّ مكانٍ، ولكنّها لا تعوّض عن العملِ والتّفكيرِ التّناظري (غير الرّقمي) ولا تقارَن به. قم بجهد واعٍ يوميّاً للابتعاد عن أجهزتكَ الرّقميّة، إذ يمكنكَ تخصيصُ وقتٍ خلال اليومِ لتكونَ غير متّصلٍ لفتراتٍ قصيرةٍ من الزّمنِ، ويمكنكَ أيضاً إنشاء طقوسٍ لنفسكَ للانفصالِ عنها في المساء حتّى تتمكّنَ من الاسترخاءِ والاستراحةِ.
شاهد أيضاً: الإدمان على وسائط التواصل الاجتماعي يهدّد الصّحة النفسية للشباب العربي
-
فكّر بشكلٍ أوسع
قد يبدو هذا مبتذلاً، ولكن بأيّ طرقٍ يمكنكَ التّفكيرُ بشكلٍ أوسع في عملكَ وروتينكَ اليوميّ؟ كيف يمكنكَ أن تكونَ أكثر حضوراً؟ ما هي الخطوة التّالية في أهدافكَ؟ ما الّذي يحدث بعدها؟ وماذا يحدثُ بعد ذلك؟ في بعض الأحيانِ، يُمكن أن يساعدكَ اتّخاذ بضعِ خطواتٍ للأمام في رؤية الصّورة الأكبر وفتح ذهنكَ لما هو ممكن، وانظر إلى مدى استطاعتكَ في جعلِ تلكِ الأفكارِ والخواطرِ أكبرَ، وقد تفاجئ نفسكَ بشكلٍ يسرُّك!
-
أظهر بعض الاستقامة
يتطلّبُ الأمرُ بعضَ الشّجاعةِ، فالأفعالُ أبلغُ من الأقوالِ. تدرّب على الاستقامةِ طوالَ اليومِ، وهذا يتطلّب منك الانتباهَ إلى أفعالكَ والاعترافَ عندما تحدثُ الأمورُ بشكلٍ خاطئٍ، وحافظ على وعدكّ بفعل ما قلت أنّك ستفعلهُ، واعتذر عندما ترتكبُ خطأً، وتواصل بوضوحٍ وباهتمامٍ مع الآخرين، واطوِ صفحةَ موقفٍ محرجٍ، إذ إنّ أفعالك هذه لن تمرَّ مرورَ الكرامِ دون أن يلاحظها الآخرون.
