التفويض الذكي: مفتاحك لقيادة مؤثرة ونمو متسارع

التفويض أداةٌ استراتيجيّةٌ لإدارة الأعمال وتوسيعها بذكاء. ولكن، إذا كان مجرّد التّفكير في شطب "تفويض المهام" من قائمتك اليوميّة يُثير فيك مشاعر التّردّد أو الخوف، اطمئنّ، أنت لست وحدك.

كمدرّبٍ للإنتاجيّة، أقابل باستمرارٍ أصحاب أعمالٍ يخشون خطوة التّفويض. وغالباً ما يرتبط هذا الخوف بالكماليّة، والاعتماد المفرط على الذّات، وانعدام الثّقة بالآخرين، أو الرّهبة من فقدان السّيطرة، وقد يظهر فقدان السّيطرة في جانبين أساسيّين: فقدان السّيطرة على تفاصيل المهمّة نفسها، وفقدان السّيطرة على سير إنجاز العمل داخل مشروعك.

ورغم أنّ فكرة التّفويض قد تبدو مخيفةً، إلّا أنّها مثل أيّ مهارةٍ حياتيّةٍ أخرى: تصبح أسهل مع التّدريب والممارسة. وفيما يلي 3 خطواتٍ أساسيّةٍ تساعدك على تفويض المهامّ بذكاء، مع الاحتفاظ بالتّحكّم الكامل كمالكٍ للأعمال:

أوّلاً: فوض المهام بذكاء

هل ترى التّفويض وكأنّه إلقاءٌ لمجموعةٍ من المهامّ على عاتق أيّ شخصٍ يمرّ بجانبك؟ هذه طريقةٌ عشوائيّةٌ وغير فعّالةٍ. التّفويض، إذا أحسن استخدامه، يعدّ خطوةً استراتيجيّةً حقيقيّةً نحو زيادة الإنتاجيّة. إذ تكمن قوّتك كقادةٍ في أن تتحكّم في:

• ما الّذي يجب تفويضه؟
• ومتى يجب تفويضه؟
• ولماذا ينبغي إنجازه؟
• وكيف ينبغي تنفيذه؟
• ولمن تحديداً تسند المهمّة؟

لبدايةٍ صحيحةٍ، اختر مهمّةً بسيطةً من قائمتك اليوميّة، ثمّ اطرح على نفسك الأسئلة التّالية:

• ما هي طبيعة هذه المهمّة؟
• ما هو موعد التّسليم النّهائيّ لها؟
• لماذا هذه المهمّة مهمّةٌ؟
• من هو الشّخص الأنسب الّذي يمتلك المهارة أو المعرفة المطلوبة لتنفيذها؟

فكّر جيّداً في إجاباتك، فهي تعكس إدراكك لطبيعة العمل ودرجة أهمّيّته. وإن ظلّ القلق يساورك، تذكّر أنّ التّفويض لا يفيدك فقط، بل يوفّر لفريقك فرصاً للنّموّ، ويتيح لك الاستفادة من خبراتٍ مميّزةٍ، ممّا يجعل إدارة عملك وتوسيعه أكثر كفاءةً واحترافيّةً.

ثانياً: أنشئ قائمة رئيسية للمهام القابلة للتفويض

خطأٌ شائعٌ يرتكبه الكثيرون هو التّعامل مع التّفويض كخطوةٍ عابرةٍ: "فوّضت المهمّة وانتهى الأمر". ولكن في الواقع، التّفويض عبارةٌ عن عمليّةٍ مستمرّةٍ تحتاج إلى متابعةٍ ودعمٍ دائمين طيلة عمر مشروعك، خصوصاً عند التّعامل مع مساعدين أو مزوّدي خدماتٍ يدعمون عملك مباشرةً. إذ إنّعدم تقديم تكليفاتٍ منتظمةٍ يعطّل سير العمل ويبطّئ التّقدّم.

وفّر وقتك وجهدك من خلال إنشاء قائمةٍ رئيسيّةٍ بالمهامّ المناسبة للتّفويض، واصل إضافة المهامّ إلى هذه القائمة كلّما ظهرت لك خلال يومك أو أسبوعك؛ فوجود هذه القائمة يمنحك رؤيةً أوضح: تعرّف بلمحةٍ سريعةٍ أيّ المهامّ قد فوّضتها وأيّها تزال بحاجةٍ إلى من يسندها. بهذه الطّريقة، تدير التّفويض بكفاءةٍ وسهولةٍ.

ثالثاً: اجعل التفويض جزءاً من جلسات المتابعة الدورية

يعتقد البعض أنّ تفويض المهامّ يعني فقدان القدرة على متابعة سير العمل. قد يكون ذلك مقبولاً بالنّسبة للمهامّ البسيطة، مثل: إرسال رسالةٍ أو طلب وجبةٍ للفريق، لكن فيما يتعلّق بمهامّك الأساسيّة، يجب أن تظلّ على اطّلاعٍ دائمٍ بوضعها.

والحلّ بسيطٌ: ادمج التّفويض ضمن روتين العمل المعتاد لديك. فعندما تفوّض مهمّةً ما، دوّن ملاحظةً للمتابعة بعد انتهاء موعد التّسليم. ويمكن أن تتواصل عبر تحديثٍ مكتوبٍ، أو بريدٍ إلكترونيٍّ، أو مكالمةٍ هاتفيّةٍ، أو اجتماع فيديو، أو لقاءٍ شخصيٍّ. واستغلّ وقت المتابعة لمراجعة:

• حالة الأعمال المنجزة.
• مدى تقدّم المهامّ المفوّضة.
• التّحدّيات أو العقبات الّتي واجهت الفريق.

احرص على تذكير نفسك مسبقاً بالمهامّ الّتي سبق أن فوّضتها حتّى تكون مستعدّاً للنّقاش. وخلال المتابعة، أجرِ حواراً بنّاءً: اسأل عن تفاصيل التّنفيذ، واستعرض النّتائج، وناقش أيّة مشاكل. وهنا تبرز فرصةٌ ممتازةٌ: يمكنك تفويض مهامٍّ جديدةٍ أيضاً بالاستعانة بقائمتك الرّئيسيّة، لتخطيط العمل المستقبليّ.

التّفويض ليس مجرّد خطوةٍ تلقي بها عنك الأعباء، بل هو مهارةٌ قياديّةٌ متقدّمةٌ. عبر التّفويض الذّكيّ، تمنح فريقك فرصاً للنّموّ، وتحسّن استغلال خبراتهم، وتدير عملك بكفاءةٍ أعلى، كلّ ذلك دون أن تتخلّى عن السّيطرة. ابدأ بخطواتٍ بسيطةٍ، وأنشئ نظاماً لمتابعة المهامّ، وتذكّر دائماً أنّ القائد النّاجح لا يعمل وحده، بل يعرف كيف يوسّع نطاق تأثيره عبر الآخرين.