تصميم الشركات يؤثر على الدماغ: هل يفقد الموظفون طاقاتهم بسبب المكاتب المفتوحة؟

يفرض فهم تأثير المكاتب المفتوحة على الدّماغ العودة بدايةً إلى الجذور الّتي مهّدت لاعتماد هذا النّموذج داخل الشّركات الحديثة. وإذ تتبّعنا مسار هذا التّحوّل يتّضح أنّ انتشار هذا التّصميم لم يكن مجرّد خيار معماريّ عابر، بل جاء انعكاساً لتحوّلات أعمق في فلسفة العمل المؤسَّسيّ. وعلى هذا الأساس، اتّجهت المؤسَّسات إلى إعادة تشكيل فضاءات العمل بما ينسجم مع تصوّر جديد للإنتاجيّة يقوم على التّفاعل المستمرّ وتدفّق الأفكار بين الفرق. 

ينطلق كثير من الشّركات من تصوّر مفاده أنّ الإبداع لا ينشأ في العزلة، بل يتشكّل عبر التّفاعل اليوميّ وتبادل الخبرات بين الموظّفين. ومن هذا المنطلق تتّجه المؤسَّسات إلى تقليص الحواجز الماديّة داخل المكاتب، في محاولة لتهيئة بيئة تسمح بتدفّق الحوار بسرعة أكبر وتيسّر انتقال الأفكار بين الفرق المختلفة. وعلى هذا الأساس يتعزّز نمط من العمل يقوم على التّعاون والتّواصل المستمرّ، حيث تتحوّل المساحات المشتركة إلى منصّات غير رسميّة لتوليد الأفكار وصقلها. وبهذه الكيفيّة يرسّخ هذا التّوجّه ثقافة العمل الجماعيّ، الّتي باتت اليوم من أبرز الرّكائز الّتي تدفع عجلة الابتكار داخل المؤسَّسات الحديثة.

يُفضي اعتماد المساحات المفتوحة إلى استثمار أكثر كفاءة للمساحات المكتبيّة، إذ يتيح ترتيب المكاتب بصورة مرنة تقلّل الهدر في استخدام المكان. وعلى هذا الأساس تنخفض التّكاليف المرتبطة ببناء الجدران وتجهيز المكاتب الفرديّة، الأمر الّذي يمنح الشّركات قدرةً أكبر على إدارة مواردها المكانيّة بفعاليّة. وفوق ذلك يوفّر هذا التّصميم قابليّة عالية لإعادة تشكيل المساحات كلّما توسّعت الفرق أو تبدّلت متطلّبات العمل، بحيث يمكن إعادة توزيع المكاتب وتنظيمها دون الحاجة إلى تعديلات إنشائيّة معقّدة، وهو ما يجعل البيئة المكتبيّة أكثر قابليّة للتّكيّف مع إيقاع العمل المتغيّر داخل المؤسَّسات الحديثة.

يُيسّر وجود الموظّفين ضمن مساحة عمل مشتركة إمكانيّة الوصول السّريع إلى الزّملاء، ما يتيح طرح الأسئلة وتبادل الأفكار بصورة مباشرة دون الحاجة إلى ترتيبات رسميّة أو اجتماعات مطوّلة. وعلى هذا النّحو يتشكّل نمط من التّواصل اليوميّ السّلس الّذي يسمح للأفكار بأن تنتقل بين أفراد الفريق بسرعة ومرونة. وبفعل هذا التّفاعل المتواصل تتسارع عمليّات اتّخاذ القرار، كما تتحسّن وتيرة إنجاز المهامّ في البيئات الّتي تقوم أساساً على التّعاون والتّنسيق المستمرّ بين الفرق المختلفة.

يكشف علم الأعصاب أنّ الدّماغ لا ينظر إلى بيئة العمل بوصفها مجرّد إطار مكانيّ لإنجاز المهامّ، بل يتفاعل معها باعتبارها منظومة متكاملة من المحفّزات الحسيّة الّتي تؤثّر في نشاطه الإدراكيّ. وانطلاقاً من هذا الفهم تتّضح أهمّيّة العناصر المحيطة بالموظّف، إذ تتزايد في المكاتب المفتوحة مصادر التّنبيه السّمعيّ والبصريّ مثل الحركة المستمرّة والأصوات المتداخلة. ونتيجةً لذلك يعيد الدّماغ توزيع طاقته الذّهنيّة بين متابعة هذه المؤثّرات الخارجيّة ومحاولة الحفاظ على التّركيز في المهمّة الأساسيّة، وهو ما قد يغيّر نمط الأداء الإدراكيّ خلال ساعات العمل.

تجبر الأصوات المتكرّرة مثل المحادثات الجانبيّة أو المكالمات الهاتفيّة الدّماغ على استثمار جهد إضافيّ للحفاظ على التّركيز. ونتيجةً لذلك يضطرّ الدّماغ إلى تصفية المؤثّرات غير المرتبطة بالمهمّة الأساسية، بدلاً من توجيه كامل الطاقة الإدراكيّة إليها. ومن ثمّ قد يترتّب على هذا النّمط انخفاض تدريجيّ في الكفاءة الذّهنيّة مع مرور الوقت، إذ يزداد إجهاد الدّماغ ويقلّ فعاليّة معالجة المعلومات أثناء ساعات العمل المطوّلة.

تزيد بيئة العمل المفتوحة من احتمالات المقاطعات المفاجئة سواء من الزّملاء أو العوامل المحيطة. وتدفع كلّ مقاطعة الدّماغ إلى إعادة توجيه الانتباه من مهمّة إلى أخرى، وهي عمليّة تُعرف في علم النّفس الإدراكيّ بتبديل الانتباه. ومع تكرار هذا التّبديل يزداد الإحساس بالإجهاد الذّهنيّ، ويصعُب على الموظّف الحفاظ على التّركيز لفترات ممتدّة، ما يؤثّر في سرعة إنجاز المهامّ وجودة القرارات المتخذة خلال يوم العمل.

تتطلّب المهامّ المعقّدة مثل التّحليل والكتابة والبرمجة استثمار فترات متواصلة من التّركيز العميق لضمان الأداء الأمثل. ومع انتشار المحفّزات البصريّة والسّمعيّة في المكاتب المفتوحة، يجد الدّماغ نفسه في حالة يقظة مستمرّة، فيضطرّ إلى تقسيم الانتباه بين المؤثّرات الخارجيّة ومتطلّبات المهمّة الرئيسة. ونتيجةً لذلك تتقلّص القدرة على الوصول إلى حالة التّفكير العميق الّتي تُحسّن جودة العمل، في حين يزداد الضغط الذّهني تدريجيّاً، ويصبح الإنجاز أقل فعاليّة على الرغم من الوقت المستغرق، ما يُبرز التحدّي الحقيقيّ الذي يفرضه تصميم المكاتب المفتوحة على الأداء الإدراكيّ للموظّف.

تُشكّل الضّوضاء أحد أكثر المؤثّرات تحدّياً على الأداء الذّهنيّ داخل بيئات العمل المفتوحة، إذ يفرّز الدّماغ طاقة إضافية لمعالجة الأصوات البشريّة الّتي يميّزها بشكل فطريّ بوصفها محفّزات مهمّة. وعليه، ينشأ صراع داخليّ بين الانتباه للمهمّة الأساسيّة والانشغال بالمثيرات السمعيّة المحيطة، ما يستهلك موارد إدراكيّة ثمينة. ونتيجةً لهذا التّوتر المستمرّ، تتراجع القدرة على التركيز العميق، بينما يتضاعف الضغط الذّهني تدريجيّاً، ويصبح الحفاظ على جودة الإنجاز وسرعته تحدّياً مستمرّاً طوال ساعات العمل.

يعالج الدّماغ تلقائيّاً الأصوات المتعدّدة في البيئة المحيطة، ويقيّم باستمرار مدى ارتباطها بالمهمّة الجاريّة أو كونها مؤثّرات ثانويّة. وتتطلّب هذه العمليّة استثمار طاقة إدراكيّة إضافيّة، لا سيّما حين تتضمّن الأصوات محادثات بشريّة واضحة الكلمات يمكن فهمها بسهولة، ما يجعل الدماغ مضطراً إلى تصفية المعلومات غير الضروريّة مع محاولة الحفاظ على تركيزه على المهمّة الأساسية. ونتيجةً لذلك قد يزداد إجهاد الدّماغ، بينما تتراجع القدرة على المعالجة العميقة للمعلومات، ويصبح الأداء الذّهني أقل كفاءة خلال فترات العمل المطوّلة.

تؤثّر المحادثات القريبة من الموظّف مباشرةً في قدرته على الاحتفاظ بالمعلومات مؤقّتاً أثناء أداء المهمّة. ويضطرّ الدّماغ في هذه الحالة إلى تقسيم جهوده بين تجاهل هذه الأصوات ومعالجة البيانات المرتبطة بالمهمّة، ما يخلق حالة من التّداخل الإدراكيّ تؤثّر على سرعة الفهم وجودة الأداء. ونتيجةً لهذا الصراع المستمرّ بين المثيرات الخارجيّة ومتطلّبات العمل، يزداد الضغط الذّهني تدريجيّاً، ويصبح التركيز العميق أكثر صعوبة خلال ساعات العمل الطويلة.

يؤدّي التّعرّض المستمرّ للضّوضاء خلال ساعات العمل إلى تراكم الإجهاد الذّهنيّ بشكل تدريجيّ. ويظهر هذا الإجهاد غالباً في صورة تراجع القدرة على التّركيز، أو بطء في اتّخاذ القرارات المعقّدة، فضلاً عن شعور الموظّف بالإرهاق الذّهني مع مرور الوقت. ومن ثمّ تصبح معالجة المعلومات الأكثر تعقيداً أصعب، ما ينعكس سلباً على جودة الإنجاز وكفاءة الأداء داخل بيئات العمل المفتوحة.