3 طرق لتبسيط التدريب والإعداد للفِرَق الموزعة

بقلم جويل كوم Joel Comm، مؤلف وخطيب ^[1]  

انتشرَ العملُ عن بُعدٍ بشكلٍ كبيرٍ خلالَ جائحةِ الوباءِ، ومنذُ ذلكَ الحينِ، تراوحت المُناقشاتُ بشأنِ فرقِ العملِ الموّزعةِ على المَدى الطّويلِ بينَ مدٍّ وجزرِ. ومعَ ذلكَ، يُقدّرُ أنَّ 10٪ من القُوى العاملةِ لا يزالُ بإمكانهمُ العملُ عن بُعدٍ بشكلٍ دائمٍ، ويمكنُ لنسبةٍ إضافيّةٍ تبلغُ 40٪ على الأقلِّ العملَ بنموذجٍ مختلطٍ.

بعبارةٍ أخرى، يَبدو أنَّ ثورةَ العمل عن بعدٍ مستمرّةٌ على هَذا المسارِ. وهَذا يعني أنّنا بحاجةٍ إلى إيجادِ حلولٍ لبعضِ المشكلاتِ المزعجةِ الّتي تواجهُ فرقَ العملِ الموّزعةِ. بالنّسبةِ لي، تبقَى إحدَى أكبرِ تلكَ المشاكلِ هي إعدادُ الموظّفينَ وتدريبهم. وإليكَ بعض الطّرقِ الّتي وجدت أنّ قادةَ الفرقِ العاملةِ عن بُعدٍ والفرقَ المختلطةَ يمكنهم من خلالهَا إنشاءُ عمليّاتِ تدريبٍ وإعدادٍ فعّالةٍ ومبسّطةٍ.

1. حافظ على تركيزك خلال الاجتماعات المباشرة 

يمكنُ للاجتماعاتِ عبرَ الإنترنتِ أن تخرجَ عن مسارهَا، وقد يحدثُ ذلكَ في أيّ مكانٍ، بمَا في ذلكَ جلسةُ الإعدادِ. في الواقعِ، وجدتُ أنّهُ يمكنكَ في كثيرٍ من الأحيانِ إهدارَ ساعاتٍ من الوقتِ الثّمينِ "للتّعرّفِ" على موظّفٍ جديدٍ.

لا تفهمني خطأً، الكلامُ العابرُ مهمٌّ، ولهُ قيمتهُ في مكانِ العملِ، ولكنّكَ لا تريدُ إضاعةَ تركيزِ موظّفٍ جديدٍ في التّحدّثِ عن الطّقسِ أو فريقهِ الرّياضيّ المفضّلِ، ومن ثمَّ تستنفد طاقتهُ في منتصفِ عمليّةِ الإعدادِ.

من مسؤوليّةِ منظّمِ الاجتماعِ، الالتزامُ بالمسارِ والوقتِ خلالَ الاجتماعِ.  يجبُ أنْ تبقى المسؤوليّةُ واضحةً في أنْ تُبقي جلسات الإعدادِ قصيرةً ومركّزةً، لذلك كن منضبطاً وقاومْ رغبتكَ في الانحرافِ عن المسارِ، وسيكونُ لديكمَا الوقتُ للتّعارفِ في المستقبلِ.

شاهد أيضاً: رفع التزام الموظفين إلى الحد الأقصى: تحويل فريقك إلى ميزة

2. نظّم أمورك وابقَ بسيطاً

آخرُ ما تريدُ القيامُ بهِ هوَ التّشويشُ أثناءَ مكالمةِ الإعدادِ، فهذا يرسلُ رسالةً خاطئةً إلى موظّفٍ جديدٍ، ويمكنُ أن يهدرَ وقتاً مأجوراً لشخصينِ أثناءَ محاولتكَ لتنظيمِ الأمورِ بشكلٍ سريعٍ. وتريدُ إنشاءَ عمليّة إعدادٍ واضحةٍ ومدروسةٍ والحفاظُ عليها. في الواقعِ، يجبُ أنْ يتمَّ ذلكَ مركزيّاً في منصّةٍ واحدةٍ للحفاظِ على كلّ شيءٍ في مكانٍ واحدٍ.

شاهد أيضاً: قاعدة وارن بافيت الأولى في التوظيف: هذه الصّفة أهم من الذكاء

تريدُ أيضاً أنْ تَبقَ الأمورُ بسيطةً ومتعلّقةً بموضوعِ الاجتماعِ قدرَ الإمكانِ. يُعتبرُ إعدادُ موظّفٍ عبرَ الإنترنتِ نشاطًا غير مترابطٍ أساساً، لا تستخدم معلوماتٍ مربكة ولغة حادّة، فتبدو الأمورُ حتّى أكثرَ جفافاً.

تسلّطُ العلامةُ التّجاريّةُ للأتمتةِ Zapier  الضّوءَ على مدى تأثيرِ الانتقالِ البسيطِ من عبارةٍ مثلُ "الاسمِ الأوّلِ" إلى "ما اسمكَ؟" حيثُ يمكنُ أن يُحدثَ فرقاً كبيراً في تحويلِ مستندٍ جافٍّ إلى تجربةٍ مشوّقةٍ. يجبُ ملاحظةُ أنّهُ إلى جانبِ صياغةِ الأمورِ على شكلِ سؤالٍ، ويتمّ أيضاً استخدامُ اختصارِ (What's) لمحاكاةِ المحادثةِ الطّبيعيّةِ. قد تشعرُ أنَّ هَذا لا يساعدُ في تبسيطِ عمليّةِ الإعدادِ، ولكن استمعْ إليّ عندمَا أقولُ إذا كانتِ المحادثةُ وثيقةَ الصّلةِ بموضوعِ الاجتماعِ، فإنَّ ذلكَ يعزّزُ (وكثيراً ما يسِّرعُ) تجربةَ التّعلّمِ برمتّها.

3. أنشئ محتوى ثابتاً للإعداد

ليسَ من الضّروريّ أن يكونَ الإعدادُ تجربةً فريدةً، إذ يمكنُ (ويجبُ) أن يكونَ له صيغةٌ محدّدةٌ وقابلةٌ للتّكرارِ. تريدُ أن يكونَ الجميعُ متفاهمينَ، وهَذا يعني أنّهُ يجبُ عليهم الحصولُ على المعلوماتِ نفسهَا.

وجدتُ أنَّ أفضلَ تركيبة هي إنشاءُ محتوىً ثابتٍ للإعدادِ ثمّ استخدام الدّعمِ المباشرِ لتكييفهِ وفقاً لاحتياجاتِ كلِّ موظّفٍ جديدٍ بشكلٍ فرديٍّ. ويبدأُ ذلكَ بإنشاءِ مستنداتٍ قابلةٍ للمشاركةِ، ونماذج لمساعدتكَ في مشاركةِ، وتلقّي المعلوماتِ الأساسيّةِ من أعضاءِ الفريقِ الجددِ.

شاهد أيضاً: طريقة بسيطة لتحفيز الموظفين وتحسين إنتاجيتهم

إذا تعقّدتِ الأمورُ (وصدّقني، ستتعقّدُ في بعضِ الأحيانِ)، يمكنكَ استخدام الوسائلِ البصريّةِ. فعلَى سبيلِ المثالِ، تعتبرُ الإنفوجرافيك وسيلةً سهلةً لتقديمِ المعلومات.

تؤكّدُ علامةُ Zight التّجاريّةُ للتّواصلِ المرئيّ على أهميّةِ الفيديوهاتِ السّريعةِ كوسيلةٍ لإيصالِ التّعليماتِ المعقّدةِ بسرعةٍ. ويُعتبرُ تصويرُ الشّاشةِ وتسجيلُ الشّاشةِ، على وجهِ الخصوصِ، أدواتٍ قويّةٍ، حيثُ تسمحُ للمدرّبينَ بتوضيحِ الأدواتِ، والإجراءاتِ، والمفاهيمِ أثناءَ الشّرحِ.

عندَ تخزينِ هذهِ الموادِّ في مكتبةٍ محدَّثةٍ ومستمرّةِ التّجديدِ، ويمكنُ ذلكَ أن يُقلّلَ بشكلٍ كبيرٍ من العملِ التّمهيديّ للحصولِ على موظّفينَ جددٍ مواكبينَ للأمورِ خلالَ عمليّةِ التّدريبِ والإعدادِ. ويُمكنُ أن تواجهَ الفرقُ الموّزعةُ صعوباتٍ في إعدادِ أعضاءٍ جددٍ، فمنَ السّهلِ إضاعةُ الوقتِ والمواردِ في تدريبِ الموظّفينَ الجددِ، وجعلهم جاهزينَ للمساهمةِ بثقّةٍ وكفاءةٍ.

استخدمِ الاجتماعات المباشرة المستهدفة، وأنشئْ محتوى ثابتاً لتبسيطِ عمليّةِ التّدريبِ والإعدادِ. حدّد نهجاً  للكلماتِ والتّواصلِ بحيثُ يكونُ منظّماً وقابلاً للتكرارِ وبسيطاً، وإذا كنتَ تستطيعُ فعلَ ذلكَ، يمكنكَ الحفاظُ على فريقٍ فعّالٍ، حتّى عندمَا يكونُ الجميعُ موّزعينَ في أنحاءِ البلادِ وحتّى في العالمِ.