ألديك جدول أعمال مزدحم؟ إليك 5 خطوات تختصر عليك الكثير من الوقت

من المعروفِ أنَّكَ تقومُ بتوضيبِ رسائلِ بريدِكَ الإلكترونيّ، وملفَّاتِ المكتبِ، والملفَّاتِ الإلكترونيّةِ في أعمالِكَ بصورةٍ منتظمةٍ؛ ولكنْ متى كانتْ آخر مرةٍ جلستَ فيها لترتّبَ جدولَ أعمالِكَ؟ إذ إنَّ معظمَ الأشخاصِ يرتّبونَ جداولَ أعمالِهم عندما تظهرُ حاجةٌ ملحّةٌ إلى ذلكَ. ^[1]  

والآنَ فَكّرْ معِي فقط في حالةٍ طارئةٍ شخصيّةٍ أو اجتماعيّةٍ أو في العملِ حدثتْ مؤخّراً، تطلَّبتْ منكَ إلغاءَ المهمّاتِ أو المواعيدِ في جدولكَ فوراً وبشكلٍ مفاجئٍ، لا أعني بذلكَ أنَّه يجبُ عليكَ إلغاءُ جميعِ مواعيدكَ من أجلِ الإنتاجيّةِ، وإنّما أردتُ أن أقولَ فقط إنَّه عليكَ إجراءُ نوعٍ من المراجعةِ المنتظمةِ لتحديدِ المهمّاتِ الضَّروريةِ بالفعلِ في جدولِكَ.

والآن إليكَ إجراءٌ بسيطٌ مكوَّنٌ من خمسِ خطواتٍ يمكنُكَ اتباعُهُ لترتيبِ جدولِ أعمالِكَ؛ ليساعدَكَ على تصوّرِ طريقةٍ تقضِي بها وقتِكَ بشكلٍ أفضَلَ يوميّاً.

أنشئْ قائمةً تضمُّ أولوياتك في العمل في الحال

إذا كنتَ مثلَ معظمِ الأشخاصِ، تميلُ تلقائيّاً إلى ملءِ تقويمٍ فارغٍ بالاجتماعاتِ والمواعيدِ والمهمّاتِ، فهلْ تمثّلُ هذهِ البنودُ بالضّرورةِ أولوياتِكَ في العملِ في الوقتِ الحالِي؟
احصلْ على ورقةٍ وقلمٍ وسجّلْ أولوياتِ أعمالِكَ الثّلاثِ الأولى في هذهِ اللّحظةِ، قد تكونُ مشاريع جديدةٌ، أو إطلاقُ منتجاتٍ، أو توظيفُ موظفينَ جددٍ، أو تأمينُ تمويلٍ، أو تطويرُ أعمالٍ، أو أيّ شيءٍ آخر.

انطلقْ وأنشئْ قائمةً بأولويّاتِكَ الثَّلاثِ الأولَى؛ لتكونَ دليلاً لمساعدَتِكَ في المُضيِّ قدماً في جدولِ أعمالكَ، وتذكَّرْ أنَّه مجردٌ؛ لأنَّ أمراً مَا هو أولويّةٌ الآنَ، لا يعنِي بالضّرورةِ أنّه سيكونُ كذلكَ في المستقبلِ، والعكسُ صحيحٌ؛ لذا اعملْ لنفسِكَ مذكَّرةً للتّحقّقِ من حالةِ البنودِ خلالَ بضعةِ أشهرٍ.

شاهد أيضاً: إدارة الوقت.. كل ثانية تصنع فرقاً في حياتك

أجرِ مراجعةً لإدخالات جدولك لمدّة ستَّة أشهرٍ إلى الوراء وستّة أشهرٍ إلى المستقبل

إذا نظرَْت إلى جدولِ أعمالِكَ منذُ السَّتةِ أشهرٍ الأخيرةِ حتَّى الوقتِ الحالِي، فماذا تَرى؟

راقبْ المشهدَ أمامَكَ في جدولِ أعمالِكَ بتأنٍ، وسجّلْ أيَّةَ معلومةٍ أفادَتْكَ في معرفةِ أينَ تنفقُ وقتَكَ، وبعدَ ذلك، راجعْ جدولَ أعمالِكَ من اليومِ إلى ستّةِ أشهرٍ في المستقبلِ، فماذا تَرى؟ ومرَّة أخرى، خذْ في اعتبارِكَ ما يتراءَى أمامَك، دوّنْ أيَّةَ ملاحظاتٍ أو أيَّ أمورٍ اكتشفْتَها جرَّاءَ القيامِ بهذهِ العمليّةِ.

والآنَ بعدَ أن حصلْتَ على رؤيةٍ أشملَ، حانَ الوقتُ لربطِ النّقاطِ ببعضِها؛ أي الأشياءُ التي تقضِي فيها جُلَّ وقتِكَ إجمالاً؟ وما الذي كنتَ تعملُ عليه سابقاً؟ وما الذي تعملُ عليهِ الآنَ مقارنةً بالسّابقِ؟ وأين تضعُكَ خُططُكَ المستقبليّةُ؟ وإذا كانَ هناكَ أيَّةُ اجتماعاتٍ أو مواعيد أو تجمّعاتٍ أو فعالياتٍ تطرأُ على بالكَ، يمكنُكَ أن تدوّنَها الآنَ.

احذفِ الالتزامات التي لا تتناسب بشكلٍ فعّالٍ مع أهدافك

بعدَ ذلكَ، سترغبُ في حذفِ ما لا يخدِمُكَ في جدولِكَ، وأفضلُ ما تبدأُ بهِ هو حذفُ تلكَ الاجتماعاتِ والمواعيد والالتزاماتِ التي لا تتناسَبُ مع أولويّاتِكَ، وهذه الخطوةُ حاسمةٌ؛ لأنَّها تعنِي أنكَ تلتزمُ مجدداً بأهدافِكَ عن طريقِ خلقِ وقتٍ ومساحةٍ لها في جدولِكَ، وبالطّبعِ إذا كنتَ تعملُ على تحقيقِ هدفٍ ما؛ لنقُلْ مثلاً: تريدُ تحقيقَ شيءٍ في الوقتِ الحالي حتَّى تتمكَّنَ من جَني ثمارِ عملِكَ الشَّاقِ لاحقاً، فسترغبُ في الاحتفاظِ بهذهِ البُنودِ في جدولِكَ للاستفادةِ مِنْها.

لكنْ ماذا لو كانَتْ هناكَ اجتماعاتٌ يجبُ أن تبقى على اطّلاعٍ بمجرياتِها، ولكنَّها ليستْ بالضَّرورةِ أمراً يتحتّمُ عليكَ حضورُهُ؟ في هذهِ الحالةِ ربَّما يتعيَّنُ عليكَ تفويضُ شخصٍ موثوقٍ بهِ لحضورِ الحدثِ ليأتيَكَ بالمعلوماتِ عنهُ، عندَها سيكونُ عليكَ فقط معرفةُ الفعاليّاتِ الّتي يجبُ عليكَ حضورُها شخصيّاً، وتتّخذُ قراراً بشأنِ وجوبِ الإبقاءِ على الفعاليّاتِ الأخرى الّتي في جدولِكَ أو عدمِهِ.

شاهد أيضاً: 5 فوائد ستجنيها إذا فوضت المهام وتخليت عن "سأقوم بها بشكل أفضل"

تحديث سمات الجدول

نضعُ البنودَ في جداولِنا بنيَّةِ الالتزامِ بها، ولكنْ مع مرورِ الوقتِ، تتغيّرُ الأعمالُ، وتتغيّرُ طريقةُ العملِ، وحتَّى نحنُ أيضاً نتغيَّرُ ونتطوّرُ، وحينَها يمكنُ أن يكونَ تحديثُ قائمةِ الالتزاماتِ الحاليةِ مُفيداً.

ما هي السَّماتُ الحاليةُ للاجتماعاتِ والمواعيدِ القائمةِ التي يمكنُ التَّفاوضُ عليها؟ يمكنُكَ تقليصُ مدَّةِ الاجتماعاتِ أو تمديدُها، وإضافةُ الحضورِ المطلوبِ أو شطبِهِ، وعقدُ أنواعٍ مختلفةٍ من الاجتماعاتِ، وتعديلُ التَّواريخِ والأوقاتِ، وحتَّى يمكنُ لإجراءِ تعديلٍ صغيرٍ على إحدى سماتِ الاجتماعِ أن يكونَ لهُ تأثيرٌ كبيرٌ على جدولِكَ، فما هي التَّغييراتُ الصَّغيرةُ التي يمكنُكَ إجراؤُها حالياً على إدخالاتِ جدولِكَ؟ وما الذي يمكنُكَ تعديلُهُ أو تغييرهُ لدعمِ طريقةِ عملكِ في الوقتِ الرَّاهنِ؟

ضع خطّةً لمراجعة جدولك خلال ستّة أشهرٍ

لقد أوليتَ اهتماماً كبيراً لترتيبِ جدولِ أعمالِكَ، إنَّها بدايةٌ رائعةٌ؛ لكنَّها ليست نهاية عملِكَ، إذ يجبُ علينا بشكلٍ مُنتظَمٍ ترتيبُ جداولِنا وإزالة ما لا يخدِمُنا بعدَ الآنِ في حياتِنا، وهذا هو الوقتُ المثاليّ لتعيينِ تذكيرٍ لنفسِكَ لترتيبِ جدولِ أعمالِكَ، يمكنُكَ القيامُ بمراجعَتِهِ كلَّ ربعِ سنةٍ أو ستَّةِ أشهرٍ تقريباً للتّأكّدِ من أنّ الأمورَ في نصابِها.

كرّرِ الخطواتِ الموضّحة أعلاهُ وانظرْ كيف تغيَّرتِ الأمورُ منذ آخرِ جلسةِ ترتيبٍ قُمتَ بِها؛ إذْ سيساعدُكَ هذا النّهجُ الجديدُ في الوصِولِ إلى فهمٍ أفضلَ للطّريقةِ والأشياءِ التي تَقضي بها وقتَكَ طوالَ العامِ.